¿Qué es CareTEX Tokyo [Summer]?｜Feria profesional B2B de productos de cuidado, tecnología asistencial y alimentación para personas mayores

Los vídeos que se muestran a continuación han sido seleccionados aleatoriamente de esta exposición. Para ver todos los vídeos de esta exposición, consulte la sección «Exposiciones destacadas por año» que aparece más abajo.

Ventajas de participar como expositor

CareTEX Tokyo [Summer] es una feria B2B que reúne productos y servicios necesarios en residencias y centros de cuidados, incluidos productos asistenciales, equipamiento para instalaciones, tecnología de cuidado, apoyo a la gestión, Care Food y servicios de alimentación. Una de sus principales ventajas es poder presentar soluciones directamente a profesionales que participan realmente en la selección e implantación de productos, como propietarios y gestores de centros, responsables de instalaciones, operaciones, compras y aprovisionamiento, care managers, enfermeros, cuidadores y distribuidores o mayoristas de equipos de asistencia.

Las categorías de exposición son muy amplias e incluyen productos de ayuda para caminar, bañarse y utilizar el baño, sistemas de baño asistido y elevadores, equipos de rehabilitación, sensores de monitorización, sistemas de cuidado, robots asistenciales, apoyo de recursos humanos y gestión, prevención de desastres y BCP, ahorro energético, actividades recreativas, Care Food y productos relacionados con cocina. Esto permite a los expositores responder a numerosos problemas operativos de las instalaciones. Por ello, la feria no solo es útil para aumentar el conocimiento de nuevos productos, sino también para generar conversaciones concretas sobre introducción en centros, desarrollo de distribuidores y sustitución de servicios existentes.

En el sector de los cuidados, las especificaciones de catálogo no son suficientes. Los visitantes valoran cuestiones como “¿Cómo se utiliza realmente en el centro?”, “¿Cuánto puede reducir la carga de trabajo del personal?” y “¿Qué beneficios aporta a los usuarios?”. Combinar experiencias prácticas, demostraciones, degustaciones, casos de implantación y vídeos de feria ayuda a mostrar estos beneficios de forma concreta y favorece mejores resultados.

Puntos importantes para preparar la participación

Al participar en CareTEX Tokyo [Summer], no basta con enumerar funciones de productos o servicios. Es importante relacionarlas directamente con los problemas reales de las instalaciones. Empezar por retos concretos como “reducir la carga durante las transferencias”, “mejorar la monitorización nocturna”, “reducir el trabajo de registro”, “afrontar la escasez de personal” o “combinar calidad de las comidas y eficiencia operativa” facilita que los visitantes relacionen la solución con su propio centro.

• Definir claramente los tipos de instalaciones y perfiles profesionales objetivo
• Mostrar las diferencias en los procesos de trabajo antes y después de la implantación
• Presentar claramente casos de implantación y evaluaciones reales
• Definir cómo se realizarán pruebas, demostraciones y degustaciones
• Estar preparado para explicar precios, plazos de implantación y soporte o mantenimiento
• Preparar vídeos y gráficos que permitan transmitir los puntos clave en poco tiempo

Los robots asistenciales, sistemas de monitorización y sistemas de apoyo operativo, en particular, pueden resultar difíciles de entender si no se muestran situaciones reales de uso. Crear vídeos con escenas de utilización en centros y casos de implantación y combinarlos con demostraciones reales ayuda a aumentar la comprensión del visitante.

Los requisitos de diseño del stand también varían según la categoría de producto. Los productos de cuidado pueden necesitar espacio para usuarios de sillas de ruedas, los equipos asistenciales requieren recorridos seguros para pruebas y Care Food necesita una organización específica para degustaciones. Consultar con antelación a una empresa de montaje de stands con experiencia en ferias de cuidados, medicina y bienestar facilita la creación de un espacio adecuado al contenido expuesto.

Estimación de costes de exposición

El coste de participar en CareTEX Tokyo [Summer] incluye no solo la tarifa del stand, sino también construcción, electricidad y comunicaciones, monitores, vídeos, personal, transporte y logística y, cuando sea necesario, instalaciones para degustaciones. Como referencia general, incluso una participación pequeña puede requerir un presupuesto total desde aproximadamente 1 millón de JPY, mientras que varios stands o grandes equipos pueden elevar el coste a varios millones de yenes o más.

Las cifras siguientes son estimaciones amplias para la planificación. Las tarifas reales de stand, cargos por stands de esquina, opciones y servicios adicionales varían según las condiciones de participación. Por ello, el precio exacto debe confirmarse siempre con el organizador.

Tarifa del stand

Un stand es adecuado para empresas que quieran presentar una selección concreta de productos de cuidado, equipos de asistencia, pequeños dispositivos, sistemas o servicios para instalaciones. Si se necesita espacio para demostraciones prácticas y reuniones, pueden considerarse dos o más stands. Para grandes equipos o varias categorías de productos, cuatro o más stands ofrecen mayor libertad de diseño.

Los stands de esquina y otras ubicaciones con varios lados abiertos pueden atraer visitantes con mayor facilidad, pero pueden tener cargos adicionales. Como las tarifas y condiciones de ubicación pueden cambiar, conviene confirmar los precios y la disponibilidad más recientes con el organizador.

Decoración y construcción del stand

Una decoración sencilla utilizando un system booth estándar puede comenzar alrededor de 500.000 JPY, mientras que las estructuras personalizadas, mobiliario original y señalización de gran tamaño pueden situarse entre 1 y 3 millones de JPY o más. Los stands experienciales que recrean habitaciones, baños o zonas de comedor de instalaciones asistenciales pueden requerir mayores costes de construcción.

En CareTEX Tokyo [Summer], es importante crear exposiciones que permitan a los visitantes imaginar el entorno real de uso. Un sistema de monitorización puede mostrarse alrededor de una cama, un equipo de baño asistido en una zona de baño, equipamiento de instalaciones en una habitación recreada y Care Food en un entorno de comedor. Recrear el lugar de implantación facilita la comprensión del valor del producto.

También es eficaz utilizar monitores o pantallas LED para mostrar vídeos de productos ya utilizados en centros reales. Si se incluye la producción de vídeo, puede ser necesario reservar un presupuesto adicional desde varias decenas de miles hasta varios cientos de miles de yenes o más, dependiendo del contenido y del método de grabación.

Costes de personal

Como referencia general, incluso un único stand puede requerir entre dos y cuatro personas para repartir funciones como recepción de visitantes, explicación de productos, demostraciones y reuniones comerciales. Los stands grandes o experienciales pueden necesitar más personal para seguridad y guía de visitantes.

Los visitantes de las ferias del sector incluyen no solo responsables de centros, sino también care managers, enfermeros, profesionales de rehabilitación y cuidadores. Además del personal comercial, disponer de personas capaces de responder preguntas sobre el uso real y los aspectos técnicos facilita conversaciones comerciales más concretas.

Si se presentan productos extranjeros o se requiere atención en otros idiomas, también puede considerarse la contratación de intérpretes. Los vídeos con subtítulos en inglés pueden seguir proporcionando información básica incluso cuando los intérpretes o responsables están ocupados en otras reuniones.

Costes de transporte y logística

Los productos de cuidado pequeños pueden transportarse mediante servicios normales de mensajería o logística para ferias. Sin embargo, productos grandes como bañeras asistenciales, elevadores, camas y equipos de rehabilitación pueden necesitar transporte de cargas pesadas y manipulación especializada. Los costes pueden ir desde varias decenas de miles hasta varios cientos de miles de yenes o más según el tamaño y peso.

Las empresas ubicadas fuera de Tokyo deben planificar transporte de ida y vuelta, almacenamiento de embalajes vacíos y devolución tras el evento. Los expositores de Care Food también deben comprobar el transporte refrigerado o congelado y el almacenamiento de muestras, mientras que los equipos de cocina pueden necesitar confirmación de potencia eléctrica. Para equipos grandes, deben verificarse previamente accesos de carga, horarios de entrada y límites de carga del suelo con la empresa responsable del stand.

Ejemplos de stands según tamaño

1 stand

Un stand es adecuado para expositores que participan por primera vez o empresas que desean comprobar la reacción del mercado ante un nuevo producto. Centrándose en pocos productos, como artículos de cuidado, equipos compactos de rehabilitación, sensores de monitorización, sistemas asistenciales o servicios para instalaciones, incluso un espacio reducido puede generar reuniones comerciales eficaces.

Los paneles de pared pueden mostrar mensajes centrados en problemas como “Reducir la carga de la monitorización nocturna” o “Facilitar la transferencia de usuarios”, con el producto en la parte frontal y un monitor en el lateral. Los vídeos permiten mostrar escenas reales de uso incluso en un espacio limitado.

En un stand pequeño, las mesas o la posición del personal pueden bloquear fácilmente la entrada. Por ello, es importante trabajar con una empresa experimentada en diseñar recorridos eficientes en espacios reducidos. Revisar fotografías de proyectos anteriores ayuda a planificar la posición de productos, monitores y zonas de explicación.

2 stands

Con dos stands resulta más fácil separar la zona de experiencia práctica del espacio de reuniones. Los visitantes pueden probar robots de asistencia, equipos de rehabilitación o sistemas de monitorización y después pasar de forma natural a una conversación sobre condiciones de implantación y precios.

La zona próxima al pasillo puede utilizarse para demostraciones y vídeos en monitores grandes, mientras que las mesas de reuniones se colocan en la parte posterior. Para Care Food, separar la zona de degustación del espacio de reuniones facilita la operación durante los momentos de mayor afluencia.

Las exposiciones que recrean una instalación asistencial también necesitan espacio suficiente para que se muevan tanto la persona que representa al usuario como el cuidador. Consultar a una empresa con experiencia en ferias de cuidados y medicina y revisar fotografías de stands anteriores ayuda a diseñar correctamente las zonas de experiencia y reuniones.

4 stands o más

Con cuatro o más stands es posible recrear partes de una instalación de cuidados, como una habitación, baño, zona de rehabilitación o comedor. Este formato es adecuado para empresas que quieren combinar varios productos y servicios y mostrar cómo pueden utilizarse en toda la instalación.

Grandes pantallas LED y digital signage pueden mostrar casos de implantación y situaciones reales, mientras que las experiencias de producto, mini seminarios y reuniones individuales se distribuyen en zonas diferentes. En el caso de la tecnología asistencial, también pueden conectarse sensores, sistemas y robots para mostrar un workflow operativo real.

Los stands grandes requieren una planificación integrada no solo de construcción, sino también de vídeo, electricidad, comunicaciones, operación de demostraciones y seguridad. Revisar fotografías de montajes y experiencia previa en los sectores de cuidados y medicina ayuda a seleccionar empresas capaces de gestionar exposiciones interactivas.

Puntos clave para un stand de éxito

Diseño del flujo de visitantes

En CareTEX Tokyo [Summer], muchos visitantes siguen una secuencia de “ver, probar o degustar, comparar y consultar”. Por ello, el diseño debe facilitar un flujo natural de “ver, probar y hablar”. La parte orientada al pasillo debe permanecer abierta para que las personas interesadas puedan acercarse al producto sin tener que hablar primero con un empleado.

Los productos de cuidado y equipos de rehabilitación necesitan espacio suficiente para su uso real. Los visitantes que esperan una demostración no deben cruzarse con quienes ya están en reuniones, y el recorrido debe llevar de forma natural desde la zona de experiencia hasta la zona de consulta.

Visibilidad

Como los productos del sector tienen usos muy variados, el nombre de la empresa puede no ser suficiente para explicar qué ofrece el stand. Expresiones como “monitorización”, “ayuda a transferencias”, “registros de cuidados”, “soluciones para la falta de personal” o “Care Food” deben mostrarse en lugares visibles desde lejos.

• Señalización elevada visible a distancia
• Mensajes que indiquen claramente el problema del entorno asistencial que se resuelve
• Fotografías grandes de situaciones reales de uso
• Iluminación que facilite la visualización del producto
• Vídeos mostrados mediante monitores o LED

Especialmente en los servicios tecnológicos, las funciones pueden ser difíciles de comprender simplemente mirando el producto. Mostrar en grandes pantallas los cambios antes y después de la implantación y escenas reales de uso ayuda a que el visitante entienda el contenido incluso desde el pasillo.

Diseño de demostraciones y experiencias

En CareTEX Tokyo [Summer], poder probar directamente los productos es una gran ventaja. Las ayudas para caminar, elevadores, equipos de rehabilitación, sistemas de monitorización y robots asistenciales se comprenden mejor cuando los visitantes pueden experimentar su uso, operabilidad y beneficios de implantación.

Para Care Food, las degustaciones son importantes para comprobar sabor, textura y facilidad de consumo. Para sistemas destinados a instalaciones, pueden mostrarse pantallas reales de registros de cuidados, gestión de turnos o monitorización para explicar cómo cambia el trabajo después de la implantación.

No basta con realizar una demostración. Explicar “qué tareas del personal cambiarán” y “qué beneficios obtendrán los usuarios” ayuda a conectar la experiencia con una consideración concreta de implantación.

Uso de vídeos de feria

Los vídeos son especialmente eficaces en CareTEX Tokyo [Summer], donde se presentan numerosos productos y servicios diferentes, porque permiten comprender las diferencias en poco tiempo. Si se resumen en un vídeo de dos o tres minutos escenas de uso real en centros, operaciones realizadas por el personal, servicios prestados a los usuarios y cambios antes y después de la implantación, los visitantes pueden imaginar más fácilmente cómo se utilizará el producto.

Reproducir vídeos de forma continua en grandes monitores o pantallas LED orientadas al pasillo ayuda a llamar la atención gracias al movimiento e invita a los visitantes a detenerse. Es especialmente eficaz para robots asistenciales, sistemas de monitorización y servicios para instalaciones cuyo valor puede ser difícil de comprender únicamente observando el producto físico.

Los vídeos pueden seguir explicando el producto mientras el personal está ocupado con otros visitantes, compensando la falta de atención durante los momentos de mayor afluencia. Como la misma explicación puede repetirse de forma uniforme, también ayuda a reducir las diferencias de calidad entre empleados.

Si se añaden subtítulos o narración en inglés, también pueden utilizarse para visitantes internacionales. Para empresas que quieren llevar equipos o tecnología asistencial a mercados exteriores, mostrar cómo se utilizan realmente los productos en instalaciones japonesas puede ser un material eficaz para compradores internacionales.

Nuestro servicio de vídeos de feria graba en el recinto las explicaciones de productos y servicios realizadas por representantes de las empresas y las edita en vídeos promocionales de aproximadamente dos o tres minutos. Publicarlos el mismo día o al día siguiente permite seguir transmitiendo el atractivo del producto a personas que no pudieron visitar la feria, sin limitaciones de tiempo, lugar o país.

Los vídeos terminados pueden reutilizarse en la web corporativa, redes sociales, correos comerciales, reuniones online, materiales para distribuidores y contenidos de contratación o formación. En lugar de dejar que la explicación termine con la feria, registrarla en vídeo la convierte en un contenido comercial reutilizable.

Finalizar la comunicación cuando termina la feria supone perder una oportunidad. Al seguir difundiendo los vídeos a través de “Internet Exhibition.tv”, que operamos, es posible transmitir información a largo plazo a profesionales de instalaciones, distribuidores y compradores de Japón y otros países que no pudieron asistir.

Al realizar grabaciones dentro del recinto, es necesario respetar las normas establecidas por el organizador. Tras confirmar previamente los requisitos para solicitudes de grabación y cobertura, trabajar con una empresa de stands que también pueda producir vídeos permite planificar de forma integrada la zona de grabación, monitores, iluminación, LED y difusión posterior al evento.

Estrategias para atraer visitantes y mejorar los resultados

Email marketing

Envía con antelación información sobre la participación a clientes actuales, instalaciones que hayan realizado consultas anteriormente, distribuidores de equipos de asistencia y agentes comerciales. No te limites a decir “participaremos en la feria”; explica qué productos se mostrarán, qué podrán probar los visitantes y qué casos de implantación estarán disponibles.

Para instalaciones con alta probabilidad de implantación, resulta eficaz fijar una reunión antes del evento. Si se comparte un vídeo por correo electrónico para que el responsable conozca el producto con antelación, la conversación en la feria puede comenzar directamente con temas concretos como precio, calendario de implantación y requisitos de la instalación.

Uso de redes sociales

LinkedIn y X pueden utilizarse para difundir información de participación, nuevos productos, ejemplos de solución de problemas y horarios de demostraciones. Instagram es adecuado para contenidos visuales como escenas de uso del producto y montaje del stand.

También son eficaces los vídeos cortos que muestran antes de la feria “qué tarea asistencial apoya el producto”. Después del evento, los vídeos pueden volver a distribuirse en redes sociales para llegar a profesionales que no pudieron asistir y convertir la promoción de la feria en una actividad comercial continua.

Invitaciones y direct mail

Para directores de instalaciones, responsables de compras y otros prospects prioritarios, pueden utilizarse de forma diferenciada invitaciones impresas y direct mail digitales. Los materiales impresos deben comunicar de forma sencilla la imagen del producto y los beneficios de implantación, mientras que los códigos QR pueden dirigir al destinatario a vídeos o a una landing page específica.

En lugar de enviar el mismo mensaje a todos, adaptar el contenido a problemas de cada instalación, como “mejorar la eficiencia del seguimiento”, “afrontar la escasez de personal” o “mejorar Care Food”, ayuda a crear una razón más clara para visitar el stand.

Uso de una landing page para la feria

Una landing page específica debe incluir productos expuestos, instalaciones objetivo, problemas que pueden resolverse, casos de implantación, experiencias disponibles en el stand y un formulario de reserva de reuniones. Si se presentan varios productos, organizarlos por categorías como productos de cuidado, tecnología, operaciones de instalaciones y alimentación facilita la comprensión.

Añadir un vídeo de dos o tres minutos permite comunicar cómo se utiliza el producto y qué cambios puede generar antes de la visita. Tras la feria, la landing page puede mantenerse online y actualizarse con vídeos y materiales grabados en el recinto para seguir generando consultas y oportunidades comerciales.

Empresas que pueden ofrecer construcción de stands y apoyo operativo

En CareTEX Tokyo [Summer], el método de presentación adecuado varía considerablemente dependiendo de si se exponen productos de cuidado, equipos asistenciales, tecnología, servicios para instalaciones o Care Food. Por ello, la construcción del stand no debe limitarse a colocar productos, sino que también debe considerar situaciones reales de uso, recorridos de visitantes, experiencias prácticas, seguridad y operación de degustaciones.

Los robots asistenciales y los sistemas de monitorización, en particular, pueden combinarse con vídeos, monitores y LED para explicar con mayor claridad beneficios que son difíciles de transmitir únicamente mediante el producto físico. Consultar a una empresa capaz de gestionar construcción del stand, vídeos, operación de monitores, LED, atención internacional y soporte durante el evento facilita la centralización de la preparación.

Además, grabar las explicaciones de producto realizadas en la feria y seguir distribuyéndolas mediante “Internet Exhibition.tv” permite convertir un evento de pocos días en una actividad de ventas y PR a largo plazo. La información también puede llegar a profesionales de instalaciones y compradores de Japón y otros países que no pudieron asistir. Por ello, es importante incluir el vídeo en la estrategia general de participación.

Al elegir una empresa de montaje de stands, conviene revisar fotografías de proyectos en ferias de cuidados, medicina y bienestar, experiencia con stands interactivos, instalación de monitores y LED, producción de vídeos y apoyo operativo. Esto ayuda a seleccionar un proveedor adecuado al contenido concreto de la exposición.

Consulta a continuación la página de la empresa de construcción de stands.